SAP is de industriestandaard. Dat maakt het nog geen goede keuze.

Als u iets maakt, vervoert of verkoopt op schaal, dan raakt uw keten ergens SAP. In veertig jaar is het de norm geworden voor grote industrie, van de fabriekshal tot de boekhouding. Die norm is geen toeval, en ze is ook geen bewijs. Norm en beste keuze zijn twee verschillende dingen, en het verschil kost bedrijven jaar na jaar geld.

Er zijn goede redenen waarom een directie voor SAP kiest. Er zijn ook redenen, minder zichtbaar, waarom datzelfde systeem u vastzet. Beide horen in hetzelfde verhaal, want de eigenschappen die SAP groot maakten, zijn precies de eigenschappen die u later duur komen te staan.

Waarom SAP de norm werd

SAP verkoopt geen tool maar een systeem van waarheid. Inkoop, productie, voorraad, verkoop en boekhouding zitten in één datamodel, zodat een order van bestelling tot factuur door hetzelfde systeem loopt. Voor een concern met twintig vestigingen in tien landen is dat geen luxe maar een voorwaarde. Vier redenen houden de keuze overeind.

• Eén systeem van waarheid. Alle kernprocessen in één datamodel, zodat cijfers uit dezelfde bron komen.
• Diepte per sector. Decennia aan ingebouwde functionaliteit voor productie, logistiek, retail en finance, tot aan lokale belasting- en rapportageregels.
• Een ecosysteem. Tienduizenden consultants, integrators en kant-en-klare koppelingen, zodat er altijd iemand is die het kent.
• Veiligheid op directieniveau. Niemand wordt ontslagen omdat hij SAP koos. De keuze is verdedigbaar, ook als ze duur uitvalt.

Dat is echte waarde, geen marketing. Het probleem begint niet bij wat SAP kan. Het begint bij wat die keuze meesleept zodra de handtekening staat.

Wat de norm verbergt

Onder de veilige keuze zitten drie kosten die zelden op de offerte staan: een rekening die doorloopt, een implementatie die het echte risico vormt, en een lock-in die u zelf opbouwt.

De rekening loopt door na de handtekening

De licentie die u tekent, is niet de rekening die u krijgt. SAP rekent per benoemde gebruiker, maar telt onder bepaalde voorwaarden ook indirecte toegang mee. In SAP tegen Diageo oordeelde de High Court in Londen in 2017 dat twee toepassingen die via een koppeling SAP-data gebruikten, licentieplichtig waren. De extra rekening liep op tot meer dan 54 miljoen pond (SAP UK v Diageo, 2017). Wie denkt te betalen voor het aantal SAP-gebruikers, betaalt soms ook voor elk systeem dat ernaast draait.

En de licentie is nog het kleinste deel. De implementatie, het maatwerk en het jarenlange onderhoud vormen het grootste stuk van de rekening, en dat stuk staat vooraf zelden vast.

De implementatie is het echte risico

Grote softwareprojecten lopen structureel uit. McKinsey en de Universiteit van Oxford onderzochten in 2012 grote IT-projecten en vonden dat ze gemiddeld 45% over budget gaan, 7% over tijd, en 56% minder waarde leveren dan beloofd (McKinsey en Oxford, 2012). Een ERP-migratie is precies het soort project dat in die cijfers belandt.

Soms loopt het volledig vast. Lidl startte rond 2011 met eLWIS, een nieuw voorraadsysteem op SAP, en stopte er in 2018 mee na ongeveer zeven jaar en een gerapporteerde 500 miljoen euro. Het bedrijf keerde terug naar zijn oude systeem (Consultancy.uk, 2018). Een van de oorzaken was banaal en tekenend: Lidl rekent zijn voorraad op inkoopprijs, terwijl SAP standaard op verkoopprijs werkt. Dat verschil aanpassen werd almaar duurder, met op een bepaald moment honderden consultants tegelijk. Lidl is geen kleine speler die iets fout deed. Het is een van de grootste retailers van Europa, met budget en mensen. En toch.

De lock-in bouwt u zelf op

Elke aanpassing die SAP op uw proces laat passen, maakt de volgende stap duurder. Hoe meer maatwerk, hoe zwaarder elke upgrade, want dat maatwerk moet telkens mee. Zo ontstaat de paradox: u past het systeem aan om het bruikbaar te maken, en juist dat maatwerk zet u vast.

Intussen tikt de klok. SAP stopt eind 2027 met het standaardonderhoud van Business Suite 7, waaronder SAP ERP 6.0, met optioneel verlengd onderhoud tot eind 2030 (SAP). Wie nog op die generatie draait, staat voor een nieuwe, dure migratie naar S/4HANA, niet omdat het bedrijf dat wil, maar omdat de leverancier de deur op een datum sluit. Dat is geen keuze. Dat is een deadline die iemand anders zet.

De vraag die niemand stelt

In elke SAP-discussie gaat het over versies, modules en migratiepaden. Zelden gaat het over eigendom, en dat is net de vraag die telt. Wie de code niet bezit, kan niet vertrekken zonder toestemming, kan de prijs niet onderhandelen vanuit kracht, en kan de planning niet zelf zetten.

Een alternatief is dan ook niet een goedkoper ERP. Een ander groot pakket brengt dezelfde afhankelijkheid, alleen met een ander logo en een andere migratiedeadline. Het echte alternatief is een platform dat u zelf bezit, in open source, dat u module voor module opbouwt en dat blijft draaien, ook als de leverancier verandert.

Wat wij anders doen

Wij bouwen de software waar uw bedrijf op draait als één open-source platform in uw eigendom, met de code vanaf dag één in uw eigen repository. We beginnen met een IT FinOps audit die meet wat het huidige landschap echt kost, we bouwen in golven met een go of een no-go per stap, en we vervangen module voor module, zodat het oude systeem blijft draaien tot het nieuwe zich bewijst.

SAP koos u ooit omdat het veilig was. Eigendom is de volgende veilige keuze: geen licenties per gebruiker, geen indirecte toegang die u verrast, geen gedwongen migratie op de kalender van een ander. Een systeem dat blijft, ook als wij weggaan.