De besparing die geen nieuwe software nodig heeft

Een order komt binnen per mail. Iemand tikt hem over in het bestelsysteem. Een collega zet dezelfde regels nog eens in de webshop, en aan het eind van de dag legt een derde de twee lijsten naast elkaar om te zien waar ze uit elkaar lopen. Drie mensen, één bestelling, en niemand die het nog gek vindt. Dit soort werk kost u marge, elke dag. En het vraagt geen euro aan nieuwe software om weg te halen.

De reflex is om er een systeem tegenaan te gooien. Een tool die de webshop aan het bestelsysteem koppelt, een integratie, een module. Soms is dat het antwoord. Maar vaak automatiseert u dan een proces dat u eerst had moeten opruimen, en dan krijgt u de rommel terug, alleen sneller en met een factuur eronder.

Bill Gates schreef dat in 1999 al op, in Business @ the Speed of Thought. De zin wordt vaak geciteerd omdat hij klopt.

Automatisering van een efficiënt proces vergroot de efficiëntie. Automatisering van een inefficiënt proces vergroot de inefficiëntie.

Software volgt het proces, niet omgekeerd. Wie eerst bouwt en dan pas kijkt hoe het werk echt loopt, betaalt twee keer: één keer voor de bouw, en nog eens voor de dubbele stappen die nu in code vastzitten. Besparen begint dus niet bij een offerte. Het begint bij de vraag welke stappen weg kunnen.

Vier ingrepen die vandaag al kunnen

Procesoptimalisatie klinkt groot, maar het is meestal klein en concreet. Vier bewegingen halen het meeste weg:

• Stappen schrappen. Een goedkeuring die vier handtekeningen vraagt terwijl er twee volstaan. Een controle die niets meer vangt sinds het formulier veranderde.
• Dubbele invoer doden. Dezelfde gegevens die op drie plekken worden ingetikt, is drie keer de kans op een fout en drie keer het werk. Kies één bron, de rest leest mee.
• Standaardiseren. Vijf collega's die elk hun eigen versie van hetzelfde bestand bijhouden, is vijf versies van de waarheid. Eén afspraak over hoe het gaat, scheelt het uitzoeken achteraf.
• Overdrachten wegnemen. Elke keer dat werk van de ene naar de andere gaat, ontstaat wachttijd en gaat context verloren. Minder overdrachten is sneller klaar, met minder heen en weer.

Dat werk zit verstopt in de dag, en het telt zwaarder dan het lijkt. McKinsey Global Institute becijferde in The Social Economy (2012) dat kenniswerkers bijna 20% van hun werkweek, ongeveer één dag, kwijt zijn aan het zoeken en verzamelen van interne informatie. Interactiewerkers besteden ongeveer 28% aan e-mail. Dat is geen luiheid. Het is een proces dat mensen dwingt om informatie bij elkaar te sprokkelen die ergens al bestaat.

Die dag per week haalt u niet terug met een nieuwe applicatie. U haalt hem terug door de gegevens één keer op de juiste plek te zetten en de overdrachten die de zoektocht veroorzaken te schrappen. Een proces-audit legt precies bloot waar die tijd weglekt, stap voor stap, voordat er iets gebouwd wordt.

Licenties die u gewoon kunt opzeggen

Er ligt nog een besparing die letterlijk niets kost om te nemen. Het Flexera 2024 State of ITAM-rapport becijfert dat organisaties 20% tot 30% van hun IT-uitgaven verspillen, en dat meer dan de helft van de SaaS-licenties ongebruikt blijft. BetterCloud telde in 2024 dat een gemiddeld bedrijf ongeveer 106 SaaS-toepassingen gebruikte. Ruim honderd. Niemand overziet er nog zoveel, en dus betaalt u voor stoelen waar niemand op zit.

Een ongebruikte licentie opzeggen vraagt geen migratie en geen project. Het vraagt dat iemand de lijst naast het werkelijke gebruik legt en de handtekening zet. Dat is de goedkoopste besparing die er bestaat, en ze staat volgende maand gewoon lager op de factuur.

En pas dan de software

Niet alles lost u op met schrappen. Sommige winst zit muurvast zolang twee systemen elk hun eigen waarheid bijhouden, en die haalt u pas met een echte ingreep. Automatisering kan meer aan dan de meeste mensen denken, zolang het proces er klaar voor is. McKinsey Global Institute becijferde in A Future That Works (2017) dat 60% van de beroepen minstens 30% activiteiten heeft die met bestaande technologie automatiseerbaar zijn, en dat taken die data verwerken tot ongeveer 69% automatiseringspotentieel dragen. Volledig automatiseerbaar is slechts ongeveer 5% van de beroepen.

Dat potentieel telt pas als u het op een schoon proces loslaat. Automatiseer eerst de rommel, en u vergroot de rommel, precies zoals Gates schreef.

Daarom bouwt YK in golven, met een go of no-go op elke stap. Wat overblijft na het opruimen, en alleen dat, gaat naar het platform: één open stack in uw eigendom, met modules voor verkoop, operations en back office. Wat u zelf morgen kunt rechttrekken, laten we u zelf rechttrekken. Daar hoeft geen bouwer bij.

Ons belang aan dezelfde kant

Dit is ook waarom het model ertoe doet. Een proces-audit heeft een vaste prijs, vooraf. Voor de besparing die daarna volgt werkt YK met een succesfee van 20% van de bevestigde besparingen. Bevestigd betekent gemeten tegen wat u vandaag betaalt, op de factuur, niet op de belofte. Landt er geen besparing, dan is er geen fee. Zo zit onze rekening aan dezelfde kant als uw marge: wij verdienen pas als u minder betaalt.

Begin dus niet bij de vraag welke tool u koopt. Begin bij de vraag welke stap u schrapt. De goedkoopste automatisering is het werk dat u niet meer doet, en dat kunt u nemen voordat er ook maar één regel code is geschreven.