L'économie qui n'a besoin d'aucun nouveau logiciel

Une commande arrive par courriel. Quelqu'un la retape dans le système de commande. Un collègue reporte les mêmes lignes une nouvelle fois dans la boutique en ligne, et à la fin de la journée un troisième compare les deux listes pour voir où elles divergent. Trois personnes, une commande, et plus personne qui ne trouve cela étrange. Ce genre de travail vous coûte de la marge, chaque jour. Et l'enlever ne demande pas un euro de nouveau logiciel.

Le réflexe est d'y jeter un système. Un outil qui relie la boutique en ligne au système de commande, une intégration, un module. Parfois, c'est la bonne réponse. Mais souvent vous automatisez alors un processus que vous auriez dû nettoyer d'abord, et vous récupérez le désordre, seulement plus vite et avec une facture en dessous.

Bill Gates l'a déjà écrit en 1999, dans Business @ the Speed of Thought. La phrase est souvent citée parce qu'elle est juste.

Automatiser un processus efficace augmente l'efficacité. Automatiser un processus inefficace augmente l'inefficacité.

Le logiciel suit le processus, pas l'inverse. Qui construit d'abord et ne regarde qu'ensuite comment le travail se déroule vraiment paie deux fois : une fois pour la construction, et encore une fois pour les étapes doubles désormais figées dans le code. Économiser ne commence donc pas par un devis. Cela commence par la question de savoir quelles étapes peuvent disparaître.

Quatre interventions possibles dès aujourd'hui

L'optimisation des processus paraît grande, mais elle est le plus souvent petite et concrète. Quatre mouvements enlèvent le plus :

• Supprimer des étapes. Une approbation qui exige quatre signatures alors que deux suffisent. Un contrôle qui n'attrape plus rien depuis que le formulaire a changé.
• Tuer la saisie double. Les mêmes données tapées à trois endroits, c'est trois fois le risque d'erreur et trois fois le travail. Choisissez une seule source, le reste la lit.
• Standardiser. Cinq collègues qui tiennent chacun leur propre version du même fichier, c'est cinq versions de la vérité. Un accord sur la façon de faire épargne la recherche après coup.
• Éliminer les transferts. Chaque fois que le travail passe de l'un à l'autre, du temps d'attente naît et du contexte se perd. Moins de transferts, c'est terminé plus vite, avec moins d'allers-retours.

Ce travail est caché dans la journée, et il pèse plus lourd qu'il n'y paraît. Le McKinsey Global Institute a chiffré dans The Social Economy (2012) que les travailleurs du savoir perdent près de 20 % de leur semaine de travail, environ une journée, à chercher et rassembler de l'information interne. Les travailleurs d'interaction consacrent environ 28 % au courrier électronique. Ce n'est pas de la paresse. C'est un processus qui force les gens à glaner de l'information qui existe déjà quelque part.

Cette journée par semaine, vous ne la récupérez pas avec une nouvelle application. Vous la récupérez en mettant les données une seule fois au bon endroit et en supprimant les transferts qui causent la recherche. Un audit de processus met précisément au jour où ce temps fuit, étape par étape, avant que quoi que ce soit ne soit construit.

Des licences que vous pouvez simplement résilier

Il reste encore une économie qui ne coûte littéralement rien à prendre. Le rapport Flexera 2024 State of ITAM chiffre que les organisations gaspillent 20 % à 30 % de leurs dépenses informatiques, et que plus de la moitié des licences SaaS restent inutilisées. BetterCloud a compté en 2024 qu'une entreprise moyenne utilisait environ 106 applications SaaS. Plus de cent. Plus personne n'en a une vue d'ensemble, et vous payez donc pour des sièges sur lesquels personne ne s'assied.

Résilier une licence inutilisée ne demande ni migration ni projet. Cela demande que quelqu'un compare la liste à l'usage réel et appose la signature. C'est l'économie la moins chère qui existe, et elle figure tout simplement plus bas sur la facture le mois suivant.

Et alors seulement le logiciel

On ne résout pas tout en supprimant. Certains gains restent bloqués tant que deux systèmes tiennent chacun leur propre vérité, et ceux-là ne s'obtiennent qu'avec une véritable intervention. L'automatisation peut faire plus que la plupart des gens ne le pensent, pour peu que le processus y soit prêt. Le McKinsey Global Institute a chiffré dans A Future That Works (2017) que 60 % des métiers comportent au moins 30 % d'activités automatisables avec la technologie existante, et que les tâches qui traitent des données portent jusqu'à environ 69 % de potentiel d'automatisation. Seuls environ 5 % des métiers sont entièrement automatisables.

Ce potentiel ne compte que si vous le lâchez sur un processus propre. Automatisez d'abord le désordre, et vous augmentez le désordre, exactement comme Gates l'a écrit.

C'est pourquoi YK construit en vagues, avec un go ou no-go à chaque étape. Ce qui reste après le nettoyage, et cela seulement, part vers la plateforme : une pile ouverte dont vous êtes propriétaire, avec des modules pour la vente, les opérations et le back-office. Ce que vous pouvez redresser vous-même demain, nous vous laissons le redresser vous-même. Nul besoin d'un constructeur pour cela.

Notre intérêt du même côté

C'est aussi pourquoi le modèle compte. Un audit de processus a un prix fixe, à l'avance. Pour l'économie qui suit, YK travaille avec une commission de succès de 20 % des économies confirmées. Confirmées signifie mesurées par rapport à ce que vous payez aujourd'hui, sur la facture, pas sur la promesse. Si aucune économie n'atterrit, il n'y a pas de commission. Ainsi notre compte est du même côté que votre marge : nous ne gagnons que lorsque vous payez moins.

Ne commencez donc pas par la question de savoir quel outil vous achetez. Commencez par la question de savoir quelle étape vous supprimez. L'automatisation la moins chère, c'est le travail que vous ne faites plus, et vous pouvez le prendre avant qu'une seule ligne de code ne soit écrite.