Pourquoi une base de coûts cosignée par la finance l'emporte sur toute offre de fournisseur

Chaque mois, de l'argent part vers vos fournisseurs de logiciels. Il est payé, comptabilisé et oublié. La question qui arrive rarement sur la table n'est pas de savoir si la facture est correcte, mais si vous utilisez encore ce pour quoi vous payez, et ce que ce montant deviendra sur cinq ans si personne n'intervient. Une base de coûts IT FinOps y répond : un chiffre par ligne de coût, avec une source derrière, portée par la finance et l'IT ensemble.

Il y a de bonnes raisons de poser cette question. Le rapport Flexera 2024 State of ITAM montre que les organisations gaspillent, selon les estimations, 20 % à 30 % de leurs dépenses IT. Ce même rapport constate que plus de la moitié des licences SaaS restent inutilisées. Sur un budget logiciel d'une certaine ampleur, un cinquième à un tiers correspond précisément au montant sur lequel une direction délibère pendant un an, alors qu'il s'échappe simplement pendant tout ce temps.

Une offre n'est pas une base de coûts

Qui veut reprendre la main sur ses coûts logiciels demande souvent une proposition à un fournisseur. Cela ressemble à un chiffre, mais c'est un document de vente. Une offre part de ce que le fournisseur veut vendre, pas de ce que vous payez et utilisez aujourd'hui. Elle montre le prix de l'alternative, pas la vérité sur votre situation actuelle. Vous ne pouvez pas renégocier avec elle, car elle vient de la partie assise en face de vous.

Une base de coûts fonctionne à l'inverse. Elle part de vos propres factures et contrats, additionne ce qui tourne réellement, et met cela en regard de l'usage. Le résultat ne vend rien. C'est pourquoi il tient face à une question critique du CFO, du comptable ou d'un nouvel intégrateur. Une offre ne survit pas à cette question, car elle n'a jamais été conçue pour cela.

Ce que contient une base de coûts défendable

Un chiffre ne devient une base de coûts que lorsqu'il est traçable jusqu'à la source. Cela demande plus qu'un export de la comptabilité. Quatre propriétés séparent une base de coûts qui porte une décision d'une estimation qui s'effondre à la première objection.

• Traçable : chaque ligne renvoie à une facture ou à un contrat, pas à une supposition.
• Complète : licences, infrastructure, support, maintenance et double fonctionnement caché y figurent tous.
• Dans le temps : au moins 24 mois, pour que les renouvellements, les indexations et les mois de pic apparaissent au lieu d'être lissés dans la moyenne.
• Liée à l'usage : à côté de ce que vous payez figure la part réellement utilisée.

Par utilisateur ou par infrastructure

La forme de votre modèle de coûts détermine comment la facture évolue avec votre entreprise. Le modèle de licence classique facture par utilisateur. Chaque nouveau collaborateur, chaque module et chaque indexation fait monter le montant, indépendamment de la valeur que vous récupérez. Un modèle d'infrastructure facture la puissance de calcul, le stockage et le trafic. Ce coût est tarifé publiquement et optimisable, mais il grimpe aussi en silence si personne ne le surveille. Dans le rapport Flexera 2025 State of the Cloud, 84 % des organisations citent la maîtrise des coûts cloud comme leur plus grand défi cloud, avec un dépassement de budget moyen de 17 %. Une base de coûts rend visible, dans les deux modèles, où va l'argent, pour que vous choisissiez le modèle et que le modèle ne vous choisisse pas.

Au-delà du modèle, il y a de l'argent dans le recouvrement. Selon BetterCloud, une entreprise moyenne utilisait en 2024 environ 106 applications SaaS. À ce nombre, le double fonctionnement n'est pas une exception mais une règle : un CRM avec ticketing intégré à côté d'un logiciel de ticketing séparé, trois outils qui gèrent chacun une partie du stock, une licence BI par département. Chaque contrat est renouvelé séparément et personne ne met les factures côte à côte. Cela explique en partie pourquoi plus de la moitié des licences SaaS restent inutilisées, comme le constate le rapport Flexera 2024 State of ITAM. La base de coûts, elle, met bien ces factures côte à côte, et le recouvrement apparaît sur la ligne où il se trouve.

Le TCO sur cinq ans, pas le prix d'aujourd'hui

Un montant mensuel dit peu de chose sur le coût d'un choix. Un logiciel vit des années, et la facture croît avec les indexations, les utilisateurs supplémentaires, les renouvellements et les migrations que vous ne voyez pas encore aujourd'hui. Une base de coûts utile projette donc chaque trajectoire sur cinq ans, avec le flux de trésorerie par an séparément. Le scénario dans lequel vous ne changez rien de fondamental et optimisez ce que vous avez déjà en fait aussi partie, étayé aussi solidement qu'un remplacement. Ainsi vous comparez les trajectoires sur des chiffres couvrant toute la durée, et non sur un prix qui paraît aujourd'hui par hasard bas.

Pourquoi la finance cosigne

Une base de coûts que seule l'IT établit reste un document technique. Si le fournisseur l'établit, elle reste un document de vente. Ce n'est que lorsque la finance cosigne qu'elle devient un fait interne. La finance veille à l'exhaustivité et à la source : chaque ligne est-elle traçable, tout y figure-t-il, la somme est-elle juste. L'IT veille à ce que le périmètre corresponde à l'architecture, où se trouvent les données, quelles connexions sont critiques, et ce que supprimer une ligne touche techniquement. Ces deux regards ensemble rendent le chiffre défendable. Si un seul des deux le porte, il s'effondre à la première objection.

De la base de coûts à la décision

Vous pouvez construire cette base de coûts vous-même, avec votre contrôleur de gestion, votre responsable IT et assez de discipline pour parcourir 24 mois de factures. Si ce n'est pas faisable à côté de l'activité quotidienne, un audit IT FinOps vous y amène en quatre semaines : prix fixe, neutre vis-à-vis des fournisseurs, et une base de coûts que votre finance cosigne. Aucune vente de licences, aucune démarche commerciale ensuite, utilisable avec ou sans nous. Ce qui vient après, renégocier, optimiser en interne ou remplacer de manière ciblée, vous le décidez sur un chiffre qui tient. C'est la différence entre des coûts que vous subissez et des coûts que vous pilotez.