De verborgen kost van verouderde software

De factuur klopt. Leverancier, bedrag, de afschrijving die netjes doorloopt in het grootboek: het is allemaal correct. Alleen de vraag eronder komt zelden op tafel. Gebruikt u nog waarvoor u betaalt?

De kost van verouderde bedrijfssoftware staat bijna nooit als één regel op de begroting. Hij zit verspreid. Een licentie per gebruiker die blijft doorlopen. Een tool die iemand drie jaar geleden aanvroeg en die niemand meer opent. De uren die uw IT-team besteedt aan systemen die hun beste tijd hebben gehad. Elk stuk lijkt te klein om over te vallen. Samen zijn het geen incidenten, maar een lek dat elke maand terugkomt.

De rekening die niemand optelt

Begin bij de licenties. Enterprise-software rekent doorgaans per gebruiker af, en dat model heeft een eigenschap die u pas voelt als het te laat is: het telt door, of die gebruiker nu werkt in het systeem of niet. Iemand vertrekt, maar de stoel blijft staan in de telling. Een afdeling koopt een pakket voor een project dat na een jaar stilvalt. De uitgave? Die loopt gewoon door.

Hoeveel dat oploopt, is gemeten. Volgens het Flexera State of ITAM-rapport (2024) verspillen organisaties naar schatting 20% tot 30% van hun IT-uitgaven. De teams die er in datzelfde rapport het best in zijn om dit te meten, komen tot cijfers die niet geruststellen: 30% verspilling op desktopsoftware, en meer dan de helft van de SaaS-licenties die niet wordt gebruikt. Meer dan de helft. Dat is geen marge. Dat is een kostenpost die voor de helft uit lucht bestaat.

Het aantal tools maakt het erger. BetterCloud (2024) becijferde dat een gemiddeld bedrijf in 2024 zo'n 106 SaaS-toepassingen gebruikte. Honderdzes toepassingen, elk met een eigen contract en een eigen plek waar bedrijfsdata belandt. Wie houdt die lijst volledig bij? Meestal niemand. Die wildgroei komt niet van slecht bestuur. Ze komt doordat elk los pakket gemakkelijk binnenkomt en zelden meer buitengaat.

Onderhoud is een kost, ook als er niets verandert

Naast wat u koopt, staat wat u overeind houdt. Een ouder systeem vraagt onderhoud dat niets nieuws oplevert. Koppelingen die breken bij elke update. Een versie die geen ondersteuning meer krijgt en dus een uitzondering in uw beveiliging wordt. En de kennis erover die vaak bij één externe partij of één persoon zit, die ooit met pensioen gaat. Geen incidenten. Een vaste last.

Die last heeft een naam: technische schuld. McKinsey (2020) becijferde dat CIO's ze inschatten op 20% tot 40% van de waarde van hun volledige technologielandschap. Voor wie een budget verdedigt, is dit het cijfer dat pijn doet: 10% tot 20% van het budget voor nieuwe producten gaat volgens datzelfde onderzoek op aan het wegwerken van oude schuld. Elke euro die daarheen gaat, bouwt niets. Ze betaalt een rekening uit het verleden.

Waarom de kost meegroeit met u, niet met uw waarde

Het venijn zit in de richting. In een model dat per gebruiker afrekent, groeit uw softwarekost mee met uw personeelsbestand. Het gaat goed, u neemt tien mensen aan, en de licentiefactuur stijgt mee, of die tien de duurdere modules nu ooit openen of niet. De uitgave hangt aan uw omvang. Niet aan wat het u oplevert. Dat voelt jaren aan als normaal, tot iemand vraagt waarom groei duurder moet zijn dan de infrastructuur die haar draait.

Wat verandert als het platform van u is

Er is een andere manier om de rekening op te bouwen. Eén platform in plaats van tientallen losse pakketten, met de code in uw eigen repository en niet in het bezit van een leverancier. De kost beweegt mee met de servers en de opslag die u echt gebruikt, niet met het aantal namen op een gebruikerslijst. Groei belast dan de machine, niet de mens.

Dit maakt software niet plots gratis, en het lost niet vanzelf alles op. Wat het wel verandert, is de vorm van de rekening. U betaalt voor gebruik in plaats van voor toegang. Zit u vandaag vast aan één leverancier, dan ligt de code nu klaar om door een andere partij te worden overgenomen. En de meer dan honderd contracten van daarnet worden er één.

• Uw factuur volgt servers en opslag, niet het aantal koppen op de loonlijst.
• Eén stack in plaats van tientallen tools, met één plek voor uw data en één partij die u kunt bellen als er iets stuk is.
• De code staat in uw eigen repository, overdraagbaar aan elke integrator die u kiest.
• Wat draait, draait zichtbaar, in plaats van weg te zakken in wildgroei die niemand nog overziet.

De eerste stap is niet migreren. Het is optellen. Leg drie bedragen naast elkaar: wat u dit jaar aan licenties betaalt, hoeveel van die stoelen echt gebruikt worden, en welk deel van uw IT-budget naar onderhoud van het bestaande gaat in plaats van naar iets nieuws. Die drie getallen kent bijna niemand uit het hoofd. Wie ze wel kent, ziet meteen waar het gesprek over verouderde software echt over gaat. Niet over technologie. Over geld dat elke maand vertrekt zonder dat iemand het heeft goedgekeurd.